Tietosuojaselosteet ja rekisterit

Rekisterin nimi

colores.fi -verkkovierailurekisteri.

Rekisterin pitäjä

Colores Suomen Suolistosyöpäyhdistys

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Verkkovierailun aikana kerätyn rekisterin käyttötarkoituksena on kerätä kävijämäärätietoja sivustolla Google Analytics ja Matomo Analytics työkalulla. Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Lisäksi sivustolla kerätään logitietoja, joiden seurantojen käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu, jossa kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu yleiseen verkkoturvallisuuteen ja -tapaan.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut.

Lomakkeiden kautta jätettävät tiedot: viestin sisältö.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. Syöpäyhdistys sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Lomakkeilla jätetyt tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.

Henkilötiedon säilytysaika

Lomakkeiden kautta tulleet tiedot poistetaan 30pvän aikana. Muita tietoja ei erikseen poisteta koskaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Sivustolla on käytössä Google Analytics -evästeet, joiden tiedot siirretään ja tallennetaan palvelimille, joita saattaa sijaita myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea lisää evästekäytännöistä.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä joko meihin tai alueelliseen syöpäyhdistykseen tai valtakunnalliseen potilasjärjestöön.

Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä.
Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilötietojasi säilytetään niin kauan, että Palautteeseesi vastataan.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse, tai henkilökohtaisena käyntinä Suomen Syöpäyhdistyksessä tai siinä alueellisessa syöpäyhdistyksessä tai valtakunnallisessa potilasjärjestössä, johon tietosi on välitetty. Suomen Syöpäyhdistys ry tai kyseinen alueellinen syöpäyhdistys tai valtakunnallinen potilasjärjestö toimittaa vastaukset antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai osoitteeseen. Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, Helsinki, puhelinvaihde: 029 56 66700, sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.

Rekisterinpitäjä:  Colores ry

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on toiminnanjohtaja.

Tietosuojavastaava: Tapio Luostarinen, tapio.luostarinen@cancer.fi, 050 4647028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki

p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

Tietosuojavastaava:  Tapio Luostarinen, etunimi.sukunimi(at)cancer.fi, 050 4647028, Unioninkatu 22, 00130 Helsinki.

Tietosuojalain (1050/2018) 10 § mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi
Colores- Suomen suolistosyöpäyhdistyksen jäsenrekisteri

2. Rekisterinpitäjä
Nimi: Colores – Suomen Suolistosyöpäyhdistys ry
Verkkosivut: www.colores.fi
Osoite: Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
Puh. 050 501 2885
Sähköposti: info@colores.fi

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Henkilö, joka hoitaa rekisteriasiat ja johon voi ottaa yhteyttä.

Nimi: Sonja Söderholm

Osoite: Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki

Puh. 050 501 2885

Sähköposti: sonja.soderholm@colores.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on yhdistyksen toiminnan toteuttaminen ja jäsenasioiden hoitaminen.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset:

• Jäsenten nimi- ja osoitetietojen ylläpito
• Syöpä-lehden, oppaiden ja esitteiden toimittaminen Coloresin jäsenille ja terveydenhuollon toimipisteisiin
• Tiedottaminen ja markkinointi yhdistyksen järjestämistä tapahtumista
• Tapahtumailmoittautumisten keräys
• Jäsenlaskutus
• Jäsenkyselyiden toteuttaminen
• Tilastojen koostaminen. Yksittäisiä jäseniä ei ole mahdollista tunnistaa tilastoista.
• Vertaistukihenkilötoiminta

Rekisteröidyillä on oikeus kieltäytyä yhdistyksen lähettämisen markkinointiviestien ja tiedotteiden vastaanottamisesta. Kieltäytyminen tapahtuu ilmoittamalla asiasta sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse rekisterinpitäjälle.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.  Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

• Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
• Jäsenen sukupuoli
• Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
• Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
• Lehtitilaukset
• Vertaistukihenkilönä toimiminen

5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenhakemuksen voi tehdä yhdistyksen omilla verkkosivuilla tai syöpäjärjestöjen kotisivujen kautta. Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot voidaan vastaanottaa myös puhelimitse, kirjeitse, suullisesti, sähköpostitse tai paperisella jäseneksi liittymislomakkeella.

6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

7 . Rekisterin suojauksen periaatteet

1. Manuaaliset aineistot
   Paperiset jäseneksi liittymislomakkeet ja mahdolliset muut paperilla olevat henkilötiedot säilytetään yhdistyksen toimistohuoneen lukitussa kaapissa. Toimistohuoneen ovi pidetään lukittuna, kun työntekijät eivät ole paikalla. Paperiset jäseneksi liittymistiedot hävitetään asianmukaisesti (silppurilla), kun jäsen on maksanut ensimmäisen jäsenmaksunsa ja, kun hallituksen syyskokous on hyväksynyt jäsenen.
2. Sähköiset tiedot
   Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille. Palvelintila on asianmukaisesti valvottu. Sähköistä jäsenrekisteriä käyttävät yhdistyksen työntekijät, jotka ovat vaitiolovelvollisia rekisterin sisällöstä. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
   Työntekijöiden tietokoneilla käsitellään lisäksi Excel-taulukoita, jotka sisältävät henkilötietoja. Tietokoneet on suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja tietoturvaohjelmistolla.

8. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä. Tarvittava toimenpide on tehtävä viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

9. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Oikaisupyyntö tehdään rekisterinpitäjälle. Tarvittava toimenpide on tehtävä viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

Verkkosivujen evästeet 
Usein verkkosivuilla, myös meidän sivuillamme, on käytössä evästeitä ja erilaisia verkkosivuvierailijan seurantatapoja, joiden avulla parannamme sivujen toimintaa, sivuston kävijän kokemusta sekä kohdennamme viestintää ja mainontaa. Osa näistä evästeistä on päällä koko ajan. Näiden jatkuvasti päällä olevien evästeiden avulla sivusto tai osa siitä toimii oikein. Evästeet ovat selaimen pyynnöstä sivustovierailijan tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Näitä evästeitä ei liitetä henkilötietoihin.

Kehittääksemme sivujamme seuraamme verkkosivuvierailijan toimintoja eri ohjelmistojen avulla, esimerkiksi Google Analytics sekä Matomo Analytics. Seuraamme vierailuja silloin, kun kävijä hyväksyy evästeikkunassa seuranta- ja analytiikkaevästeen. Tämän tyyppisen seurannan avulla pystymme varmistamaan sivuston toiminnan ja parantamaan sivuston toimivuutta.

Mikäli haluat estää kaiken tilastointiseurannan eri verkkosivustoilla voit tehdä tämän evästekyselyn kautta.

Enemmän tietoa evästeistä löytyy sivun evästehallinnasta, sieltä voit myös kieltää evästeet.

Hyödynnämme sivuillamme myös kolmannen osapuolen evästeitä. Näiden avulla seuraamme, mitkä mainokset toimivat parhaiten ja kiinnostavat lukijoitamme. Tällä tavoin pyrimme pienentämään mainonnan kustannuksia. Nämä evästeet voivat seurata liikkeitäsi myös eri verkkosivujen ja -palveluiden välillä.

Kohdennamme mainoksia evästeiden avulla 
Näitä ensimmäisen osapuolen evästeitä (kuten Google Analytics) ja kolmannen osapuolen evästeitä käytetään myös yhdessä. Tarkoituksena on tietojen välittäminen sekä viestinnän ja mainonnan optimointi verkkosivukävijöiden mukaan. Tämä tarkoittaa, että todennäköisesti näet mainoksiamme muillakin sivuilla, jos olet vieraillut meidän sivuillamme.

Voit halutessasi estää kohdennetun mainonnan  
Mikäli koet toimintojesi seurannan verkossa häiritsevänä tai et halua sinulle kohdistettuja mainoksia, voit muokata asetuksia käyttämiesi palvelujen sivuilta.