Dataskyddslagen (1050/2018) 10 § enligt registerbroschyr
1. Registrets namn
Colores- Finlands tarmcancerförenings medlemsregister
2. Registerupprätthållare
Nimi: Colores – Suomen Suolistosyöpäyhdistys ry
Verkkosivut: www.colores.fi
Osoite: Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
Puh. 050 501 2885
Sähköposti: info@colores.fi
2.1 Person ansvarig för registerärenden
Person som sköter registerärenden och som man kan kontakta.
Nimi: Tiina Kosti
Osoite: Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
Puh. 050 501 2885
Sähköposti: tiina.kosti@colores.fi
3. Syftet med persondatabehandling/ Registrets användningsändamål.
Det huvudsakliga ändamålet med hantering av persondata är att det behövs för föreningens verksamhet, och skötseln av medlemsärenden.
Meningen med användningen av persondata:
- Upprätthållandet av medlemmarnas namn -och adressuppgifter
- Försändelse av Syöpälehti, guider och broschyrer till Colores medlemmar och servicepunkter inom hälsovården.
- Information och marknadsföring om tillställningar arrangerade av föreningen
- Insamling av händelseanmälningar
- Medlemsavgifter
- Verkställandet av medlemsenkäter
- Sammansättning av statistik .Enskilda medlemmar kan inte igenkännas i statistiken.
- Kamratstödsverksamhet
De som är i registret har rätt att neka till att ta emot marknadsföring och information. Nekandet sker genom att meddela om saken via e-post, telefon eller brev till registeransvariga.
4. Registrets datainnehåll
Till registret insamlas obligatoriskt av föreningslagen (503/1989) 11§ krävda personuppgifter, såsom medlemmens fullständiga namn och hemort. Därtill insamlas följande uppgifter:
- Medlemmens kontaktuppgifter (postadress, telefon och e-post)
- Medlemmens kön
- Medlemsinformation (typ av medlem, medlemsnummer, tidpunkt för medlemsskapets början)
- Information om medlemsavgifter ( fakturering och betalning)
- Tidningsbeställningar
- Verkan som kamratstödsperson
5. Registrets informationskällor
Uppgifterna som finns i registret får man via medlemmens egna meddelanden eller från medlemsansökningsblanketten för nya medlemmar. Man kan anhålla om medlemskap på föreningens egna hemsidor eller via cancerföreningens hemsidor.Uppgifterna till medlemsregistret kan också mottagas per telefon, brev, muntligt , via e-post eller på pappersmedlemsansökningsblankett.
6. Överlåtande av uppgifter och informationsöverlämnande utanför EU eller ETA.
Uppgifter som finns i registret överlämnas enligt reglerna inte till föreningen utomstående, inte heller till EU eller ETA utomstående.
7. Principerna för registerskyddet
Manuella sakregister
Medlemsansökningar på papper och andra möjliga personuppgifter på papper förvaras i ett låst skåp på föreningens kansli. Kansliets dörr är låst då de anställda inte är på plats. Medlemsansökningsuppgifterna på papper förstörs sakenligt (med dokumentförstörare) då medlemmen betalat sin första medlemsavgift, och då styrelsens höstmöte godkänt medlemmen.
Elektroniska uppgifter
Uppgifterna behandlas elektroniskt via en registertjänst (Yhdistysavain Rekisteri) och för detta lagras uppgiterna på tjänsteleverantörens (Avoine OY) server. Serverstatusen är korrekt övervakad. Det elektroniska medlemsregistret används av föreningens anställda, som har tystnadsplikt visavi registrets innehåll.
Registret är skyddat med användarkod och lösenord. På de anställdas datorer behandlas också Excel-tabeller, som innehåller personuppgifter.Datorerna är skyddade med personliga lösenord och säkerhetsprogram.
8. Kontrollrätt
En person som är inskriven i registret har som regel rätt att kolla sina i registret ifyllda uppgifter samt be den registeransvariga att rätta felaktiga uppgifter. Begäran om kontroll skall göras skriftligt till registeransvariga. Nödvändiga åtgärder skall göras senast inom en månad efter inkommen begäran.
9. Korrigering av registeruppgifter
Den registeransvariga skall utan behörigt dröjsmål självmant eller på begäran av den registrerade rätta till, ta bort eller sätta till persondata som sett till registeranvändningen är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Rättelseyrkan görs till registeransvariga.
Den nödvändiga åtgärden bör göras senast inom en månad efter inkommen begäran.