Tietosuojalain (1050/2018) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterin nimi
Colores- Suomen suolistosyöpäyhdistyksen jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: Colores – Suomen Suolistosyöpäyhdistys ry
Verkkosivut: www.colores.fi
Osoite: Saukonpaadenranta 2, 00180 Helsinki
Puh. 010 422 2540
Sähköposti: info@colores.fi
2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Henkilö, joka hoitaa rekisteriasiat ja johon voi ottaa yhteyttä.
Nimi: Tiina Kosti
Osoite: Siltasaarenkatu 4, 00530 Helsinki
Puh. 050 501 2885
Sähköposti: tiina.kosti@colores.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on yhdistyksen toiminnan toteuttaminen ja jäsenasioiden hoitaminen.
Henkilötietojen käyttötarkoitukset:
- Jäsenten nimi- ja osoitetietojen ylläpito
- Syöpä-lehden, oppaiden ja esitteiden toimittaminen Coloresin jäsenille ja terveydenhuollon toimipisteisiin
- Tiedottaminen ja markkinointi yhdistyksen järjestämistä tapahtumista
- Tapahtumailmoittautumisten keräys
- Jäsenlaskutus
- Jäsenkyselyiden toteuttaminen
- Tilastojen koostaminen. Yksittäisiä jäseniä ei ole mahdollista tunnistaa tilastoista.
- Vertaistukihenkilötoiminta
Rekisteröidyillä on oikeus kieltäytyä yhdistyksen lähettämisen markkinointiviestien ja tiedotteiden vastaanottamisesta. Kieltäytyminen tapahtuu ilmoittamalla asiasta sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse rekisterinpitäjälle.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenen sukupuoli
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Lehtitilaukset
- Vertaistukihenkilönä toimiminen
5. Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenhakemuksen voi tehdä yhdistyksen omilla verkkosivuilla tai syöpäjärjestöjen kotisivujen kautta. Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot voidaan vastaanottaa myös puhelimitse, kirjeitse, suullisesti, sähköpostitse tai paperisella jäseneksi liittymislomakkeella.
6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
7 . Rekisterin suojauksen periaatteet
- Manuaaliset aineistot
Paperiset jäseneksi liittymislomakkeet ja mahdolliset muut paperilla olevat henkilötiedot säilytetään yhdistyksen toimistohuoneen lukitussa kaapissa. Toimistohuoneen ovi pidetään lukittuna, kun työntekijät eivät ole paikalla. Paperiset jäseneksi liittymistiedot hävitetään asianmukaisesti (silppurilla), kun jäsen on maksanut ensimmäisen jäsenmaksunsa ja, kun hallituksen syyskokous on hyväksynyt jäsenen. - Sähköiset tiedot
Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille. Palvelintila on asianmukaisesti valvottu. Sähköistä jäsenrekisteriä käyttävät yhdistyksen työntekijät, jotka ovat vaitiolovelvollisia rekisterin sisällöstä. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Työntekijöiden tietokoneilla käsitellään lisäksi Excel-taulukoita, jotka sisältävät henkilötietoja. Tietokoneet on suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja tietoturvaohjelmistolla.
8. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä. Tarvittava toimenpide on tehtävä viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.
9. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Oikaisupyyntö tehdään rekisterinpitäjälle. Tarvittava toimenpide on tehtävä viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.